[인더뉴스 정재혁 기자] AIA생명이 인쇄물 제작과 발행 등 전 과정을 원스톱으로 처리할 수 있는 시스템을 구축했다.
AIA생명(한국지점 대표 차태진)은 한국후지제록스와 손잡고 서울 순화동 AIA타워 5층에 ‘통합문서관리센터(Total Document Center, TDC)’를 구축했다고 10일 밝혔다. 9일 열린 센터 개소식에는 차태진 AIA생명 대표와 양희강 한국후지제록스 대표이사 사장 등이 참석했다.
통합문서관리센터는 AIA생명의 모든 문서와 인쇄물 관련 업무 전반에 대해 통합 관리하는 역할을 수행한다. 센터 내에는 다수의 인쇄 전문가(Document Advisor, DA)가 상주하게 된다. 이들 인쇄전문가들은 모든 부서에서 필요로 하는 다양한 종류의 인쇄·제작물 관련 전문 서비스를 제공한다. AIA생명 관계자는 “30장이든, 3000장이든 물량에 상관없이 자체 제작을 통해 모든 과정을 소화하기 때문에 시간·비용 절감이 용이하다”며 “인쇄물을 실제 배포해야 하는 영업현장과 이를 검수해야 하는 법무와 홍보 등 내부 심의 부서간 소통도 원스톱으로 진행된다”고 말했다.
이를 위해 AIA생명은 ‘디자인 헬프 데스크’를 운영한다. 디자인 헬프 데스크는 제작물에 대한 회사 내부 심의 결과를 실시간으로 각 부서에 공유해, 디자인 교정과 승인 및 제작 과정의 비효율적인 프로세스를 개선한다.
아울러, 체계적인 데이터 베이스를 구축을 통해 인쇄 제작물의 실수요에 근거한 인쇄물을 발주해 관리한다. 발주 누락·중복 발주 등의 업무 혼선을 막아 불필요한 업무 시간을 단축할 수 있을 것으로 AIA생명 측은 기대하고 있다.
차태진 AIA생명 대표는 “통합문서관리센터 구축은 단순한 일회성 비용 절감을 넘어 문서 커뮤니케이션 전반의 프로세스 개선을 통한 업무생산성·효율성 향상을 목표로 한다”며 “AIA생명은 앞으로도 임직원들과 설계사들이 본연의 업무에만 집중할 수 있도록 투자를 아끼지 않을 것”이라고 말했다.
